Els organitzadors de congressos mèdics sovint necessiten més que un formulari de registre. Han de recollir informació estructurada dels assistents, controlar la capacitat, revisar qui pot formar part de la Guest List de l’Event i oferir a cada persona acceptada un recorregut clar cap a una Invitation, un QR Ticket i un Check-in validat. QRGATE connecta aquestes etapes dins del mateix Event. El context mèdic descriu el cas d’ús operatiu; QRGATE no afirma oferir compliment normatiu específic del sector sanitari, gestió de crèdits CME o CPD, seguiment d’acreditacions ni gestió de programes científics.
Què han de controlar els equips de registre d’un congrés mèdic
Un procés de registre pot ser difícil de gestionar quan les sol·licituds públiques, els Guests acceptats i l’entrada real a l’Event es tracten com si fossin el mateix. Els problemes habituals inclouen formularis de nom i correu electrònic que no recullen prou informació, registres de grup que amaguen les persones individuals, capacitat calculada per grups i eines separades per al registre, les Invitations i el Check-in.
- Separar la Registration pública del Guest acceptat de l’Event.
- Recollir camps estàndard i preguntes personalitzades de l’organitzador en un formulari estructurat.
- Calcular la capacitat per assistent i no per Registration Group.
- Distingir la verificació, l’estat del registre, la intenció RSVP, la identificació del QR Ticket i el Check-in real.
- Exportar les dades estàndard i les respostes personalitzades a escala d’assistent.
Per què les solucions manuals sovint no són suficients
Els equips poden combinar fulls de càlcul, correus electrònics i llistes de porta per gestionar un congrés. Un coordinador pot copiar respostes a una Guest List, mantenir un segon full per controlar la capacitat, enviar Invitations des d’una altra eina i confirmar noms a l’entrada. Això dificulta saber quin registre és l’actual, a quin grup pertany una persona, si ha estat aprovada o si realment ha entrat a l’Event.
- Una fila del full de càlcul pot no conservar la relació entre el Registration Contact i cada assistent.
- El recompte per grup pot infravalorar les places utilitzades quan un contacte registra diverses persones.
- Una sol·licitud pública no és automàticament un Guest acceptat ni una autorització d’entrada.
- Escanejar un QR llegible no decideix per si sol si un Guest pot entrar.
- Els sistemes separats obliguen a conciliar manualment les dades de Registration, Guest, Invitation i Check-in.
Com connecta QRGATE el flux de treball d’un congrés mèdic
QRGATE és una plataforma d’operacions d’Events basada en Invitations amb un mòdul opcional d’Event Registration. L’organitzador configura primer l’Event i els seus paràmetres de Registration i després publica una Public Registration Page amb la marca de l’Event. Les sol·licituds es desen com a registres de Registration abans d’entrar al flux de Guests. Segons la política de l’Event, l’organitzador pot revisar manualment els registres elegibles o activar la transferència automàtica per a Registrations elegibles amb la base de verificació documentada.
- Configurar l’obertura i el tancament del registre, la capacitat màxima, la visualització de disponibilitat pública i el mode de transferència.
- Publicar una Registration Page específica de l’Event amb marca, dades bàsiques i un bloc informatiu definit per l’organitzador.
- Recollir camps com nom, correu electrònic, telèfon, empresa, càrrec i comentaris, a més de preguntes personalitzades.
- Utilitzar la verificació per correu electrònic i enllaços segurs de gestió per a registres individuals i Registration Contacts.
- Revisar l’estat de Registration, la verificació i la conversió a Guest List abans o durant la transferència.
- Continuar de Guest a Invitation, RSVP opcional, QR Ticket i Check-in validat com a etapes separades.
Recull dades estructurades dels assistents al congrés mèdic
El Registration Form Builder permet afegir preguntes personalitzades als camps estàndard. En un congrés mèdic hipotètic, l’equip podria utilitzar preguntes de text curt o d’opció per organitzar l’Event, com ara la institució, el perfil professional o l’opció de participació. Són preguntes definides per l’organitzador, no regles de validació d’elegibilitat del sector mèdic ni de llicències professionals.
- Utilitzar Text curt i Text llarg per a informació definida per l’organitzador.
- Utilitzar Sí/No, Opció única, Opcions múltiples i Casella de selecció per a respostes estructurades.
- Configurar etiquetes, text d’ajuda, obligatorietat, estat actiu i ordre quan estigui disponible.
- Mantenir cada resposta vinculada al registre individual d’Attendee Registration.
- Exportar les respostes com a columnes dinàmiques a l’Excel de Registration.
Gestiona la capacitat i la verificació abans de transferir a la Guest List
QRGATE tracta la capacitat com un recompte d’assistents, no de Registration Groups. Si un Registration Contact verificat afegeix cinc assistents, aquestes cinc persones ocupen cinc places. El sistema fa la comprovació final de capacitat al backend, també davant d’enviaments concurrents. L’organitzador pot decidir si la Public Registration Page mostra la disponibilitat.
- Els assistents New i Approved compten per a la capacitat normal.
- Els assistents Rejected i Waitlist no compten per a la capacitat normal.
- La transferència manual a la Guest List és el mode predeterminat i manté l’aprovació dins del flux de l’organitzador.
- La transferència automàtica es pot activar per Event i només per a Registrations elegibles.
- El self-registration requereix la verificació del correu electrònic del mateix assistent.
- La verificació d’un Registration Contact pot proporcionar la base de verificació per als assistents que aquest afegeix, però no verifica el correu propi de cada assistent.
Registra diversos assistents sense perdre els registres individuals
Un Registration Contact pot verificar el seu correu electrònic i afegir un o més assistents a un Registration Group. QRGATE conserva la relació de grup i crea un Attendee Registration independent per a cada persona. És útil quan un coordinador d’empresa, una associació o una agència registra diversos participants.
- Cada assistent té un registre, respostes personalitzades, estat i estat de conversió propis.
- Cada assistent pot convertir-se posteriorment en un Guest separat amb Invitation, RSVP, QR Ticket i historial de Check-in individuals.
- Un assistent afegit per un Registration Contact pot reclamar el seu registre verificant el correu mitjançant un enllaç segur.
- Després del self-claim, l’assistent es converteix en l’editor públic principal del seu registre personal fins a la transferència a la Guest List.
- Si el correu ja existeix per a l’Event, QRGATE no crea un registre duplicat; es pot oferir una via segura de reclamació.
Els mòduls que cooperen des de la Invitation fins al Check-in
El valor del programari de registre i check-in no és només el formulari. L’Event proporciona el context compartit per a Registration Settings, Registration Groups, Attendee Registrations, Guests, Invitations, RSVP, QR Tickets i Check-in. Quan un assistent elegible es transfereix, el Guest es converteix en l’objecte operatiu del flux d’Invitation i entrada.
- Event i Event Registration: defineixen el context, el formulari, els horaris, la capacitat i la política de transferència.
- Registration i Form Builder: recullen informació estàndard i personalitzada.
- Guest List: conté els Guests acceptats i específics de l’Event després d’una transferència controlada.
- Invitation: envia per correu informació personalitzada de l’Event i del Guest, amb accés al QR Ticket i RSVP opcional.
- RSVP: registra Pending, Attending o Not attending quan està activat; no és una prova d’assistència.
- QR Ticket i Check-in: identifiquen el Guest/Ticket i apliquen les regles de l’Event abans de registrar una entrada acceptada o rebutjada.
- Entry Staff i Self Check-in: permeten un Check-in assistit pel personal o iniciat pel Guest dins del flux central.
Un flux pràctic de registre per a un congrés mèdic
El flux es pot configurar segons la manera com el congrés accepta participants. Aquest exemple utilitza un registre públic amb aprovació controlada, però manté l’opció d’una Guest List gestionada per l’organitzador o d’una importació Excel per a persones ja conegudes per l’equip.
- 1. Crea l’Event i afegeix data, hora, lloc, marca, informació d’accés i textos visibles per als Guests.
- 2. Activa el mòdul opcional Event Registration i configura horaris, capacitat i disponibilitat pública opcional.
- 3. Afegeix el bloc d’informació i crea el formulari amb camps estàndard i preguntes personalitzades.
- 4. Publica la Public Registration Page amb marca, distribueix-ne l’URL o el QR de Registration, o col·loca un botó HTML <a> copiable en un lloc web.
- 5. Rep enviaments individuals o de grup. L’enviament es desa com a Registration abans de completar la verificació.
- 6. Utilitza la base de verificació documentada. Un Registration Contact pot registrar diversos assistents i les persones poden verificar-se o reclamar posteriorment el seu registre.
- 7. En mode Manual, revisa els registres elegibles, estableix l’estat corresponent i utilitza Add selected to Guest List. En mode Automatic, QRGATE pot transferir les Registrations verificades elegibles segons la política activada.
- 8. Envia el correu d’Invitation personalitzat per separat. La transferència a la Guest List no envia una Invitation automàticament.
- 9. Si RSVP està activat, recull la intenció de participació actual. Després proporciona el QR Ticket individual mitjançant el flux visible per al Guest.
- 10. Al lloc de l’Event, l’Entry Staff autoritzat o un flux de Self Check-in compatible inicia l’entrada. QRGATE valida el context d’Event i Guest/Ticket i registra el resultat.
- 11. Utilitza les vistes operatives i les exportacions Excel compatibles per a Guest, Registration, Check-in i la informació rellevant d’Extra Items. Les operacions de Check-in compatibles poden continuar durant una interrupció temporal i sincronitzar-se després quan s’aplica el flux Offline documentat.
Què cal confirmar abans d’escollir la plataforma
QRGATE encaixa quan el congrés mèdic necessita una capa de registre centrada en l’Event, connectada a una Guest List controlada i a un flux posterior d’Invitation a entrada. També manté el recorregut gestionat per l’organitzador: els equips poden crear Guests manualment o importar-los amb Excel encara que Event Registration estigui activat.
- Confirma si necessites aprovació Manual o transferència Automatic activada per l’organitzador per a Registrations elegibles.
- Decideix quina informació ha de ser un camp estàndard i quina ha de ser una pregunta personalitzada.
- Defineix si el registre de grup mitjançant Registration Contact és adequat per a empreses, associacions o agències.
- Tracta els preus calculats només com a informació de registre. QRGATE no processa ni liquida pagaments i no opera venda pública de tiquets.
- Recorda que el QR de Registration enllaça amb la Public Registration Page; no és un Guest QR Ticket ni una credencial d’entrada.
- La documentació de QRGATE no confirma la gestió de crèdits CME o CPD, acreditacions, enviament d’abstracts, ponents, verificació d’institucions mèdiques, validació de llicències, certificacions sanitàries ni garanties normatives.
- Si necessites una capacitat no documentada al Product Brain, contacta amb support@qrgate.org en lloc d’assumir que està disponible.
Preguntes freqüents
QRGATE pot gestionar el registre d’un congrés mèdic abans que els assistents es converteixin en Guests?
Sí. Event Registration és un mòdul opcional a escala d’Event. Una sol·licitud pública es desa primer com a Attendee Registration i només es pot convertir en Guest quan compleix les regles documentades de verificació i elegibilitat mitjançant transferència Manual o una política Automatic activada per l’organitzador.
El formulari de registre pot incloure preguntes personalitzades?
Sí. El Form Builder admet Text curt, Text llarg, Sí/No, Opció única, Opcions múltiples i Casella de selecció, amb configuracions com etiqueta, text d’ajuda, obligatori o opcional, estat actiu i ordre. Les respostes romanen vinculades a l’Attendee Registration individual i poden aparèixer com a columnes dinàmiques a l’exportació Excel.
Un Registration Contact pot registrar diversos assistents?
Sí. Un Registration Contact verificat pot crear un Registration Group amb diversos assistents. Cada persona continua sent un Attendee Registration separat i pot tenir posteriorment el seu Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket i registre de Check-in individuals.
Cada sol·licitud pública es converteix immediatament en Guest?
No. Registration i Guest són etapes diferents. En mode Manual, l’organitzador revisa i transfereix els registres elegibles. En mode Automatic, primer ha d’activar la política i només es poden transferir Registrations amb la base de verificació i l’elegibilitat documentades. La transferència no autoritza l’entrada per si mateixa.
Es pot definir una capacitat màxima d’assistents?
Sí. QRGATE admet una capacitat màxima i compta assistents, no Registration Groups. Els assistents New i Approved utilitzen la capacitat normal; Rejected i Waitlist no. La comprovació final es fa al backend i la visualització pública de disponibilitat és opcional.
QRGATE processa pagaments del registre del congrés?
No. QRGATE pot calcular i mostrar un preu informatiu amb preu base, moneda, sufix definit per l’organitzador i ajustos basats en respostes o opcions. No ofereix processament de pagaments en línia, autorització, liquidació, cobrament de factures ni venda pública de tiquets.
Què passa després d’afegir una Registration elegible a la Guest List?
L’assistent es converteix en un Guest específic de l’Event vinculat a la Registration original i l’edició pública del registre queda bloquejada. L’organitzador continua amb el cicle separat de Guest: Invitation, RSVP opcional, QR Ticket i Check-in validat. La Invitation no s’envia automàticament amb la transferència.
El QR de Registration és el mateix que el Guest QR Ticket?
No. El QR de Registration apunta a la Public Registration Page i serveix per distribuir l’enllaç de registre. El Guest QR Ticket és un identificador diferent, específic del Guest i de l’Event, que s’utilitza en el flux posterior de Check-in. Escanejar un QR no determina per si sol l’entrada.
Crea el teu compte de QRGATE i prova la demo
Configura un Event, prova el flux de Registration a Guest i avalua com encaixen les Invitations, els QR Tickets i el Check-in validat en les operacions del teu congrés mèdic.
Crea un compte i prova la demo