Triar un programari d’inscripció pública d’esdeveniments no consisteix només a publicar un formulari. Els organitzadors també han de presentar clarament l’esdeveniment, recopilar les dades adequades, gestionar les dates d’obertura i tancament, controlar l’aforament i compartir la mateixa pàgina per correu electrònic, webs i materials impresos.
El model operatiu també és important. Un enviament públic continua sent un registre d’inscripció fins que compleix les regles de verificació i de llista de convidats corresponents. Aquesta separació ofereix als equips una ruta més clara des de la captació inicial fins als fluxos posteriors d’invitació, RSVP, QR Ticket i Check-in validat.
Què cal buscar en una pàgina pública d’inscripció a esdeveniments
Abans de comparar plataformes, defineix l’experiència pública de captació i el flux intern que en seguirà. Una solució adequada hauria de permetre mostrar el nom, la marca, les dates, el lloc i altra informació rellevant dins del mateix context de l’esdeveniment que el formulari d’inscripció. També hauria de facilitar el traspàs de les dades enviades a una llista de convidats gestionada per l’organitzador. Per exemple, en un esdeveniment corporatiu hipotètic, l’equip podria necessitar un enllaç públic per a la web de l’empresa, un codi QR per a la cartelleria impresa i preguntes sobre l’empresa, el càrrec i diverses opcions de l’esdeveniment. També podria voler mostrar la disponibilitat i mantenir el control sobre quins registres es converteixen en convidats. Són decisions diferents que han de quedar visibles dins del flux.
- Pàgina amb la marca de l’esdeveniment, informació de l’Event i camps definits per l’organitzador.
- Camps estàndard d’assistent i preguntes personalitzades configurables.
- Dates d’obertura i tancament de la inscripció.
- Aforament màxim calculat segons el nombre d’assistents.
- Visualització pública opcional de la disponibilitat.
- URL pública, codi QR d’inscripció descarregable i HTML de botó web copiable.
- Política definida de traspàs Manual o Automatic a la llista de convidats.
Per què un formulari independent o un full de càlcul poden quedar curts
Un formulari públic genèric pot recopilar respostes, però pot deixar el context de l’esdeveniment, les regles d’aforament i els passos operatius posteriors en documents o tasques manuals separades. La importació d’Excel gestionada per l’organitzador té la limitació contrària: és útil quan l’equip ja controla la llista de convidats, però no ofereix per si mateixa una pàgina pública per captar dades noves. Quan la captació es divideix entre formularis, correus i fulls de càlcul, l’equip pot haver de conciliar manualment noms, respostes, estat de verificació i enviaments duplicats. QRGATE està pensat per als equips que necessiten captació pública i control de l’organitzador dins del mateix Event.
- Utilitza una pàgina pública d’inscripció quan els assistents hagin d’enviar les seves pròpies dades.
- Utilitza la creació gestionada per l’organitzador o la importació d’Excel quan l’equip ja disposi d’una llista de convidats controlada.
- Combina les dues vies quan l’esdeveniment inclogui inscripcions públiques i convidats aprovats prèviament o importats.
Crea una pàgina pública d’inscripció amb la marca de l’Event
El mòdul opcional Event Registration de QRGATE ofereix una pàgina pública d’inscripció responsive per a un esdeveniment. La pàgina pot utilitzar la marca i el logotip de l’Event, el seu nom, data i hora, informació bàsica rellevant i un bloc de text escrit per l’organitzador. Això manté el context per a l’assistent i el formulari en un mateix lloc. L’organitzador pot activar o desactivar Event Registration a nivell d’Event. Quan està activat, QRGATE proporciona l’URL pública i les accions administratives per obrir-la o copiar-la. Si la inscripció està desactivada, la ruta pública pot mostrar un estat de no disponibilitat amb la marca de l’Event, sense suggerir que s’ha acceptat cap formulari. El contingut d’Event i d’Informació de la inscripció introduït per l’organitzador es conserva tal com s’ha escrit. QRGATE no tradueix automàticament aquest contingut.
- Presenta la identitat de l’Event abans del formulari.
- Afegeix instruccions pràctiques, informació del programa, informació sobre la quota de participació o instruccions de pagament externes al bloc d’informació.
- Mantén separada la capa pública d’inscripció dels objectes posteriors de convidat, invitació i Check-in.
Recopila inscripcions individuals o de diversos assistents
Un formulari públic d’inscripció ha d’adaptar-se a la manera real en què es registren les persones. QRGATE admet inscripcions individuals i inscripcions de grup gestionades per un contacte d’inscripció verificat. Un únic contacte pot afegir un o més assistents al mateix Event, una opció adequada per a coordinadors d’empresa, secretaries, responsables de recursos humans o contactes d’esdeveniments que inscriuen companys. Cada assistent continua sent un registre d’inscripció independent. Les seves respostes, estat, preu calculat i estat de conversió a la llista de convidats són específics de cada persona. Si després es transfereixen a la llista, cadascuna pot convertir-se en un convidat independent amb la seva pròpia invitació, RSVP, QR Ticket i historial de Check-in. QRGATE també admet la verificació segura per correu electrònic i l’autoreclamació de l’assistent. Una persona afegida per un contacte pot reclamar posteriorment la seva inscripció verificant la seva adreça de correu. La verificació del contacte proporciona una base vàlida per al traspàs elegible, però no significa que s’hagi verificat el correu de cada assistent.
- Utilitza camps estàndard com nom, correu electrònic, telèfon, empresa, càrrec, comentari i informació de facturació opcional.
- Afegeix preguntes de text breu, text llarg, Sí/No, opció única, opcions múltiples o casella de selecció, amb els ajustos admesos.
- Evita crear una segona inscripció per a una identitat de correu ja present al mateix Event.
- Exporta les dades d’inscripció, incloses les respostes personalitzades admeses, a nivell d’assistent.
Controla les dates, l’aforament i la disponibilitat de la inscripció
QRGATE permet configurar quan s’obre i es tanca el formulari públic d’inscripció, així com un aforament màxim d’assistents. L’aforament es calcula segons el nombre d’assistents, no segons el nombre de grups. Si un contacte afegeix cinc persones, aquestes cinc persones consumeixen cinc places. L’organitzador pot mostrar opcionalment la informació d’aforament al públic. Per exemple, una pàgina hipotètica podria indicar que s’han utilitzat 120 de 300 places i que en queden 180. També es pot mantenir actiu l’aforament màxim sense mostrar públicament les xifres. La comprovació final de capacitat s’aplica al backend, inclosos els enviaments simultanis. En el càlcul normal, els assistents New i Approved ocupen capacitat, mentre que Rejected i Waitlist no en consumeixen. Waitlist és un estat d’inscripció admès; QRGATE no presenta l’assignació automàtica a la llista d’espera com una capacitat pròpia.
- Defineix les dates d’obertura i tancament del període de captació pública.
- Decideix si vols mostrar la disponibilitat restant a la pàgina pública.
- Planifica l’aforament segons els assistents individuals, no segons els grups.
- Revisa l’estat de la inscripció i la conversió abans de transferir els registres elegibles a la llista de convidats.
Comparteix la pàgina amb una URL, un codi QR o un botó web
Quan Event Registration està activat, QRGATE proporciona una URL pública d’inscripció per a l’Event. Els equips poden copiar-la per a correus i comunicacions digitals, generar i descarregar un codi QR per a materials impresos o utilitzar el codi HTML d’un botó d’enllaç al seu propi web. L’opció web és un enllaç o botó que apunta a la URL pública d’inscripció; no és un formulari incrustat mitjançant iframe. El codi QR d’inscripció també té una funció específica: obre la pàgina pública d’inscripció. No és un QR Ticket de convidat ni permet l’entrada a l’Event.
- Utilitza una única URL pública en correus, pàgines web i materials de campanya.
- Descarrega un codi QR d’inscripció per a cartells, invitacions o materials físics.
- Copia el codi HTML `<a>` proporcionat i adapta el text o l’estil al teu web.
- Mantén separat el codi QR d’inscripció dels QR Tickets que s’utilitzaran posteriorment en el Check-in.
Connecta la inscripció amb la gestió de la llista de convidats
QRGATE tracta un enviament públic com una inscripció inicial, no com un convidat admès immediatament. La capa d’inscripció conserva les dades enviades, les respostes, la base de verificació, l’estat i la conversió abans que comenci el flux de convidats. El traspàs Manual a la llista de convidats és el comportament predeterminat. L’organitzador pot revisar els registres elegibles, establir l’estat corresponent i utilitzar l’acció Add selected to Guest List. QRGATE valida l’Event, els permisos, l’estat, la base de verificació, la unicitat del correu i la protecció contra conversions duplicades abans de crear i vincular el convidat. L’organitzador també pot activar el traspàs Automatic per a un Event. Continua sent una política controlada: només les inscripcions elegibles amb una base de verificació documentada es poden transferir. El traspàs automàtic no envia una invitació automàticament. Després del traspàs, l’edició pública queda bloquejada i continua el cicle normal: convidat, invitació, RSVP opcional, QR Ticket i Check-in validat.
- La configuració d’Event Registration defineix la pàgina pública, el formulari, les dates, l’aforament i la política de traspàs.
- Registration Group, Registration Contact i Attendee Registration mantenen estructurades les identitats de grup i individuals.
- La llista de convidats rep assistents elegibles mitjançant traspàs Manual o Automatic activat per l’organitzador.
- Invitació, RSVP, QR Ticket i Check-in continuen sent fases operatives posteriors i diferenciades.
- La relació entre la inscripció i el convidat, així com l’estat de conversió, es conserven per al seguiment operatiu.
Un flux pràctic d’inscripció pública per als equips d’esdeveniments
Un flux clar ajuda els organitzadors a decidir on acaba la inscripció pública i on comencen les operacions de convidats. La seqüència següent pot servir per a una conferència, un esdeveniment corporatiu o una trobada d’una associació: 1. Crea l’Event i configura la seva marca, informació bàsica i opcions d’Event Registration. 2. Escriu el bloc d’informació i tria els camps estàndard i les preguntes personalitzades necessàries. 3. Defineix les dates d’obertura i tancament, l’aforament màxim i si vols mostrar la disponibilitat pública. 4. Decideix si mantindràs el traspàs Manual o si activaràs el traspàs Automatic per a inscripcions elegibles. 5. Publica la URL per correu o amb un botó web i distribueix el codi QR en materials impresos adequats. 6. Revisa l’estat, la base de verificació, les relacions de grup i les respostes personalitzades a la llista d’inscripcions. 7. Transfereix manualment els assistents elegibles o deixa que el flux Automatic configurat gestioni els registres elegibles. 8. Continua amb els processos diferenciats d’invitació, RSVP opcional, QR Ticket i Check-in validat. Aquesta seqüència dona a la pàgina pública un final operatiu definit i permet mantenir convidats creats per l’organitzador i importacions d’Excel quan algunes persones es gestionen fora de la inscripció pública.
- Utilitza el traspàs Manual quan l’equip vulgui revisar explícitament els registres abans de crear convidats.
- Activa el traspàs Automatic només quan la política de l’Event i la base de verificació s’ajustin a les necessitats operatives.
- Recorda que el traspàs a la llista de convidats no envia una invitació ni autoritza per si mateix l’entrada a l’Event.
Avantatges i límits que cal considerar abans de triar
El principal avantatge d’aquest model és la claredat operativa. Els camps estructurats redueixen la necessitat d’interpretar respostes de correu lliure. Els registres a nivell d’assistent preserven les identitats individuals dins de les inscripcions de grup. L’aforament calculat per assistent ofereix una visió més útil de les places ocupades, i la relació conservada entre inscripció i convidat connecta la captació inicial amb les operacions posteriors. També hi ha límits importants. QRGATE no és un marketplace d’entrades, una plataforma de venda d’entrades ni un processador de pagaments. Pot admetre preus base informatius, moneda, sufixos definits per l’organitzador, ajustos segons respostes o opcions i instantànies de preu calculat. No processa pagaments en línia, no autoritza targetes, no liquida fons ni cobra factures. Les instruccions de pagament externes es poden incloure al bloc d’informació, però això no converteix QRGATE en el proveïdor de pagament. Abans de configurar l’Event, confirma la informació, les preguntes, l’enfocament de verificació, la política d’aforament i el procés de revisió de la llista de convidats. Si necessites una integració, un mètode d’incrustació, una automatització o un flux comercial que no estigui documentat al Product Brain, contacta amb support@qrgate.org en lloc d’assumir que està disponible.
- Adequat per a organitzadors, agències, equips d’esdeveniments corporatius, associacions i espais que recopilen dades d’assistents.
- No es presenta com a programari de venda pública d’entrades ni de processament de pagaments.
- No ofereix assignació automàtica a llista d’espera, traducció automàtica del contingut de l’organitzador ni incrustació de formularis amb iframe.
- Contacta amb support@qrgate.org per a requisits de producte no documentats.
Preguntes freqüents
Què és el programari de pàgines públiques d’inscripció a esdeveniments?
És un programari per publicar una pàgina pública específica d’un Event on els assistents poden consultar la informació i enviar un formulari d’inscripció configurable. Un flux complet també defineix dates, aforament, opcions de compartició, verificació i què passa abans que una inscripció es converteixi en convidat. A QRGATE, l’enviament públic crea primer un registre d’inscripció, no un convidat ni un permís d’entrada immediat.
Pot QRGATE crear una pàgina pública d’inscripció amb la marca de l’Event?
Sí. El mòdul opcional Event Registration ofereix una pàgina pública responsive que pot utilitzar la marca i el logotip de l’Event, el nom, la data i l’hora, informació bàsica rellevant i un bloc d’informació definit per l’organitzador.
Puc afegir preguntes personalitzades al formulari d’inscripció?
Sí. QRGATE admet un Registration Form Builder amb preguntes de text breu, text llarg, Sí/No, opció única, opcions múltiples i casella de selecció. Els ajustos admesos poden incloure etiqueta, text d’ajuda, estat obligatori o opcional, activació i ordre.
Pot un contacte d’inscripció registrar diversos assistents?
Sí. Un contacte d’inscripció verificat pot crear una inscripció de grup per a un o més assistents. Cada assistent continua sent un registre independent amb les seves pròpies respostes i estat de conversió. Posteriorment pot reclamar la seva inscripció verificant el seu correu. La verificació del contacte no verifica per si sola el correu de cada assistent.
QRGATE processa pagaments d’inscripció o ven entrades públiques?
No. QRGATE pot calcular i mostrar preus informatius mitjançant un preu base, moneda, sufix definit per l’organitzador i ajustos segons respostes o opcions. No processa pagaments en línia, no autoritza targetes, no liquida fons, no cobra factures i no funciona com una plataforma pública de venda d’entrades.
Com es converteix una inscripció pública en convidat a QRGATE?
El traspàs Manual a la llista de convidats és el predeterminat. L’organitzador revisa les inscripcions elegibles i transfereix els registres seleccionats després que QRGATE validi l’Event, l’estat, la base de verificació, la unicitat del correu i les regles de conversió. L’organitzador pot activar el traspàs Automatic per a registres elegibles, però continua subjecte a les regles documentades. El traspàs no envia una invitació automàticament.
Puc compartir la pàgina d’inscripció amb un codi QR o un botó web?
Sí. QRGATE proporciona una URL pública, un codi QR d’inscripció descarregable i codi HTML `<a>` copiable per a un web. El codi QR obre la pàgina pública d’inscripció; no és un QR Ticket de convidat ni permet l’entrada. El mètode web documentat és un enllaç o botó, no un formulari incrustat amb iframe.
La pàgina d’inscripció pot mostrar l’aforament restant?
Sí, si l’organitzador activa la visualització pública de disponibilitat. L’aforament es calcula segons el nombre d’assistents i no segons el nombre de grups; per tant, un grup de cinc consumeix cinc places. També es pot utilitzar un aforament màxim sense mostrar públicament les xifres.
Crea el teu compte de QRGATE i prova la demostració
Descobreix com una pàgina pública d’inscripció amb marca, una captació estructurada d’assistents i un traspàs controlat a la llista de convidats poden encaixar en el flux del teu Event. Crea el teu compte i prova la demostració de QRGATE.
Crea el teu compte de QRGATE i prova la demostració