La inscripció pública és útil quan vols recopilar dades d’assistents que encara no formen part d’una llista gestionada per l’organitzador. Però la inscripció i l’admissió a la llista de convidats són fases operatives diferents. Si cada enviament del formulari es tracta immediatament com a acceptat, el teu equip pot perdre l’oportunitat de revisar l’elegibilitat, distingir les inscripcions incompletes o inadequades i mantenir un registre clar del que s’ha transferit. QRGATE manté separades la capa de Registration pública i la llista de convidats de l’esdeveniment. La transferència manual és el mode predeterminat i la transferència automàtica només està disponible quan l’organitzador l’activa per a inscripcions elegibles.
El problema operatiu: un enviament no és el mateix que un convidat acceptat
Una Public Registration Page crea un registre d’Attendee Registration quan una persona envia el formulari. No crea immediatament un Guest ni concedeix accés a l’esdeveniment. Aquesta distinció és important en congressos, esdeveniments corporatius, esdeveniments de clients gestionats per agències, associacions i espais on l’organitzador necessita una llista de convidats controlada. Sense un procés d’aprovació definit, els equips poden confondre les inscripcions New amb assistents acceptats, considerar que un registre no verificat ja està preparat per rebre Invitations o assumir que la inscripció autoritza l’admissió.
- Un enviament públic pot requerir verificació o revisió per part de l’organitzador.
- Els estats New, Approved, Rejected i Waitlist descriuen el flux de la Registration; no són aprovacions de pagament, emissió de tiquets ni una garantia d’admissió.
- Una Registration ha de tenir una base de verificació documentada abans de poder transferir-se a la llista de convidats.
- Afegir una Registration a la llista de convidats no envia automàticament una Invitation ni completa l’autorització de Check-in.
Què experimenten els assistents i els equips quan el procés no és clar
Per als possibles assistents, un procés poc clar pot generar incertesa: un formulari pot semblar que confirma la participació encara que l’organitzador no hagi acceptat la persona. També poden rebre instruccions contradictòries si un membre de l’equip tracta l’enviament com un Guest mentre un altre el manté en un full de revisió. Això és especialment rellevant en les inscripcions de grup, en què un Registration Contact pot afegir diverses persones, però cada assistent continua necessitant el seu propi registre d’Attendee Registration i, posteriorment, el seu propi cicle de vida com a Guest.
- Els assistents poden no saber si la seva inscripció s’està revisant, s’ha acceptat o s’ha col·locat en una Waitlist.
- Els equips poden tenir dificultats per separar les dades de Registration de les dades de Guest i de les respostes posteriors d’RSVP.
- Copiar noms i respostes en una segona llista pot crear conversions duplicades o registres poc clars.
- El personal de porta pot rebre informació d’un inscrit abans que la persona completi el flux normal de Guest, Invitation, QR Ticket i Check-in validat.
Per què les solucions manuals habituals es queden curtes
Un full de càlcul pot ser útil com a cua de revisió senzilla, i QRGATE admet llistes de convidats gestionades per l’organitzador i fluxos compatibles amb Excel. Tanmateix, un full de càlcul desconnectat no imposa per si sol la relació entre una Registration i el Guest resultant. Els equips poden acabar copiant noms manualment, comprovant l’estat del correu electrònic, marcant l’aprovació en un lloc i actualitzant la llista de convidats en un altre. Aquests passos dificulten saber quin assistent ja s’ha convertit i si encara s’ha de permetre l’edició pública.
- Marcar una fila com a aprovada no crea per si mateix el registre de Guest correcte i vinculat a l’esdeveniment.
- El copiar i enganxar manual pot dificultar la detecció de conversions duplicades o d’identitats d’assistents repetides.
- Un estat del full de càlcul pot no distingir la verificació de la Registration de l’estat de conversió a la llista de convidats.
- Tractar la informació d’RSVP o de preu com una aprovació pot barrejar decisions operatives diferents.
Com separa QRGATE la revisió, l’aprovació i la transferència a la llista de convidats
El mòdul opcional Event Registration de QRGATE proporciona la Public Registration Page, el Registration Form configurable i la capa d’administració de Registration abans de la llista de convidats. En mode Manual, que és el predeterminat, l’organitzador revisa els registres, actualitza el seu estat compatible i selecciona els assistents que es poden transferir. L’acció Add selected to Guest List executa les comprovacions documentades del backend abans de crear el registre de Guest.
- Els registres de Registration poden utilitzar els estats New, Approved, Rejected i Waitlist.
- La llista de Registration pot mostrar la informació de l’assistent, el Registration Contact, Registered by, l’estat de verificació, la data i l’hora, l’estat actual, el preu calculat i l’estat de conversió a la llista de convidats.
- Cada assistent té un estat de conversió clar, com ara Not added o Added to Guest List.
- QRGATE conserva la relació entre la Registration original i el Guest creat i impedeix convertir la mateixa Registration dues vegades.
- Després de la transferència, l’edició pública de la Registration queda bloquejada i el Guest es converteix en l’objecte operatiu de la fase següent.
La base de verificació d’una Registration elegible
L’aprovació s’ha de considerar juntament amb l’elegibilitat, no com a substitut d’aquesta. En una inscripció pròpia, l’assistent ha de verificar la seva adreça de correu electrònic. Quan un Registration Contact afegeix un assistent en una inscripció de grup, la base admesa és un Registration Contact verificat i autoritzat per afegir-lo. Això no significa que s’hagi verificat el correu electrònic de cada assistent. Posteriorment, un assistent pot utilitzar el flux segur d’autoreclamació per verificar la seva adreça i assumir la gestió de les seves dades personals de Registration abans de la transferència a la llista de convidats.
- Self verified significa que l’assistent ha verificat la seva pròpia adreça de correu electrònic.
- Verified Registration Contact significa que l’enviament del grup prové d’un contacte verificat i autoritzat.
- La verificació del Registration Contact no equival a verificar el correu electrònic personal de cada assistent.
- Pending verification s’ha de mantenir clarament diferenciat d’una base verificada durant la revisió de Registration.
Com cooperen els mòduls de QRGATE
El flux està dissenyat al voltant d’un únic context d’Event. Event Registration recopila i desa l’enviament. Els registres de Registration Contact i Attendee Registration conserven les relacions de grup i individuals. La llista de convidats només rep els assistents elegibles que compleixen la política de transferència seleccionada. Després de la transferència, el registre Guest admet el cicle normal d’Invitation, RSVP opcional, QR Ticket i Check-in validat. Mantenir aquests mòduls connectats permet conservar la Registration original com a font històrica i relacional, mentre que el Guest es converteix en el registre operatiu.
- Event i Registration Settings defineixen si Registration està activada, els terminis, la capacitat i el mode de transferència.
- Registration Form Builder recopila camps estàndard i preguntes personalitzades compatibles per a la revisió.
- L’estat de Registration i de conversió a la llista de convidats mostra què ha passat amb cada assistent.
- Invitation continua sent un flux independent de l’organitzador després de la transferència.
- RSVP registra la intenció de participar, mentre que Check-in registra el resultat d’entrada validat a l’esdeveniment.
Un flux pràctic d’aprovació d’inscripcions d’esdeveniments
Per a un congrés corporatiu hipotètic, l’organitzador pot publicar una Registration Page de marca i recopilar dades d’empleats, col·laboradors o clients. La seqüència següent manté explícites la revisió i la transferència.
- 1. Activa Event Registration per a l’Event i configura les dates Registration opens i Registration closes, la capacitat màxima d’assistents i qualsevol indicador de disponibilitat pública.
- 2. Configura el Registration Form amb els camps estàndard i les preguntes personalitzades pertinents, com ara empresa, càrrec o requisits d’assistència.
- 3. Rep els enviaments a la capa de Registration. L’enviament es desa abans de completar la verificació del correu electrònic, de manera que un correu de verificació retardat no elimina el registre.
- 4. Revisa l’assistent, el Registration Contact, la informació Registered by i l’estat de verificació. En una inscripció de grup, revisa cada assistent com un registre individual d’Attendee Registration.
- 5. Assigna l’estat adequat: New, Approved, Rejected o Waitlist. No el tractis com una confirmació de pagament, emissió de tiquet o autorització d’entrada.
- 6. En mode Manual, selecciona els assistents Approved i elegibles i utilitza Add selected to Guest List. QRGATE valida l’Event, l’autorització, l’estat, la base de verificació, les regles de duplicació i l’estat de conversió existent.
- 7. Confirma l’estat Added to Guest List i continua amb el flux normal de Guest. Envia les Invitations per separat i utilitza RSVP opcional, QR Ticket i Check-in validat quan estiguin configurats.
Quan pot ser adequada la transferència automàtica i quins són els seus límits
La transferència manual ofereix als organitzadors un punt de revisió deliberat. QRGATE també admet un mode de transferència automàtica a la llista de convidats, activat per l’organitzador, per a Registrations elegibles. En aquest mode, l’organitzador defineix prèviament la política de l’Event i el sistema pot passar una Registration elegible a Approved i a la llista de convidats segons la base de verificació documentada. La transferència automàtica continua començant amb un registre de Registration i no permet que un enviament públic arbitrari i no verificat es converteixi en un Guest.
- La transferència automàtica és opcional; la transferència manual continua sent el mode predeterminat.
- En mode Automatic també s’apliquen l’elegibilitat i les comprovacions d’integritat del backend.
- La transferència automàtica no envia Invitations automàticament.
- La transferència automàtica no concedeix accés a l’Event, no substitueix la validació del QR Ticket ni evita el flux normal de Check-in.
- El waitlisting automàtic i les campanyes d’Invitation automàtiques no són capacitats documentades de QRGATE.
Beneficis operatius sense prometre més del que correspon
Un procés controlat d’aprovació d’inscripcions pot fer més clares les responsabilitats perquè l’equip disposa d’estats separats per a l’enviament, la verificació, l’aprovació i la conversió a la llista de convidats. La relació conservada entre Registration i Guest també pot reduir la necessitat de reconstruir com ha entrat un assistent al flux de l’Event. Aquests beneficis deriven de mantenir les dades i les transicions dins del mateix context d’Event; no són una promesa d’un percentatge concret de millora ni substitueixen la política d’admissió de l’organitzador.
- Els revisors poden treballar des d’una llista de Registration sense tractar cada enviament públic com un Guest.
- L’estat de conversió ajuda a identificar els assistents que encara estan Not added i els que ja són Added to Guest List.
- La protecció contra conversions duplicades ajuda a evitar que una Registration creï diversos registres de Guest.
- La llista de convidats continua sent compatible amb Guests creats manualment i Guests importats mitjançant Excel de forma compatible.
- El flux manté Registration, Invitation, RSVP, QR Ticket i Check-in com a passos diferenciats.
Requisits previs i limitacions que cal comprovar abans de publicar
Abans de publicar una Registration Page, decideix si l’Event utilitzarà transferència Manual o Automatic i defineix quina base de verificació és acceptable per als teus grups d’assistents. Confirma el calendari de Registration, la capacitat, les preguntes del formulari i la informació proporcionada per l’organitzador. Recorda que els preus de Registration de QRGATE són informatius: la plataforma pot calcular un preu base amb ajustos compatibles segons respostes o opcions, però no és un processador de pagaments ni una plataforma pública de venda de tiquets.
- Una Registration ha de pertànyer a l’Event correcte i superar les regles aplicables de verificació i elegibilitat.
- La capacitat es mesura pel nombre d’assistents, no pel nombre de Registration Groups.
- El codi QR de Registration apunta a la Public Registration Page; no és un QR Ticket ni una credencial d’entrada.
- La transferència a la llista de convidats bloqueja l’edició pública de Registration, per la qual cosa cal acordar prèviament el moment i la responsabilitat de la revisió.
- Si necessites un comportament del producte que no estigui documentat aquí, contacta amb support@qrgate.org en lloc d’assumir que està disponible.
Preguntes freqüents
Cada inscripció pública a un esdeveniment es converteix immediatament en un Guest?
No. Un enviament públic es desa primer com a Attendee Registration. En el mode Manual predeterminat, l’organitzador revisa el registre i transfereix l’assistent elegible amb Add selected to Guest List. La transferència automàtica és una política opcional activada per l’organitzador per a Registrations elegibles i tampoc permet crear Guests sense control.
Com funciona la transferència manual a la llista de convidats a QRGATE?
L’organitzador revisa els registres de Registration, n’actualitza els estats quan correspon, selecciona els assistents Approved i elegibles i utilitza Add selected to Guest List. QRGATE comprova l’Event, l’autorització, l’estat de Registration, la base de verificació, les regles de duplicació i l’estat de conversió abans de crear i vincular el registre Guest.
Quins estats de Registration es poden utilitzar abans de transferir a la llista de convidats?
QRGATE documenta quatre estats: New, Approved, Rejected i Waitlist. Aquests estats donen suport al flux de revisió de Registration. No s’han de descriure com a aprovació de pagament, emissió de tiquet ni garantia d’admissió.
Què fa que una Registration sigui elegible per transferir-se a la llista de convidats?
Cal una base de verificació documentada. En una inscripció pròpia, l’assistent verifica el seu correu electrònic. En el cas d’un assistent afegit per un Registration Contact, l’elegibilitat pot basar-se en un Registration Contact verificat i autoritzat per afegir-lo. La verificació del contacte no verifica automàticament el correu electrònic de cada assistent.
QRGATE pot transferir automàticament les Registrations elegibles a la llista de convidats?
Sí, si l’organitzador activa la transferència automàtica per a l’Event. El sistema crea primer una Registration i aplica les regles documentades de verificació, elegibilitat, protecció contra duplicats i altres comprovacions d’integritat del backend. La transferència manual continua sent el mode predeterminat.
Afegir una Registration a la llista de convidats envia automàticament una Invitation?
No. La transferència crea el Guest i conserva la relació amb la Registration, però no envia automàticament una Invitation. L’organitzador continua amb el flux independent d’Invitation.
L’aprovació de la Registration concedeix accés a l’Event?
No. La Registration i la transferència a la llista de convidats no concedeixen accés per si soles. Després de crear el Guest, s’aplica el cicle normal: Invitation, RSVP opcional, QR Ticket i Check-in validat. El QR de Registration serveix per accedir a la Registration Page, no per entrar a l’Event.
Què passa amb el registre de Registration després d’afegir un assistent a la llista de convidats?
La Registration es manté com a font històrica i relacional, i QRGATE registra la relació amb el Guest i l’estat de conversió. L’edició pública de Registration queda bloquejada, l’assistent apareix com a Added to Guest List i el Guest es converteix en el registre operatiu per als fluxos posteriors d’Invitation, RSVP, QR Ticket i Check-in.
Crea un flux controlat d’aprovació d’inscripcions
Mantén els enviaments públics separats de la llista de convidats acceptats, revisa l’elegibilitat amb claredat i incorpora els assistents aprovats al flux de l’Event mitjançant un pas de transferència explícit. Crea un compte de QRGATE i prova la demo per al teu proper Event.
Crea un compte i prova la demo de QRGATE