Les presentacions de producte sovint necessiten una experiència de convidat controlada, no pas un registre públic o la venda d’entrades. El repte operatiu és connectar la llista de convidats amb la invitació, la resposta d’RSVP, el QR Ticket i el procés d’entrada, mantenint tot l’equip alineat amb les mateixes dades de l’Event. Per això, un programari de gestió de convidats per a presentacions de producte ha de cobrir tot el recorregut d’una convocatòria només amb invitació, no limitar-se a enviar correus o escanejar codis. QRGATE està pensat per a aquest model: l’organitzador crea o importa la llista, envia invitacions personalitzades, activa l’RSVP quan cal, genera QR Tickets únics i registra el Check-in mitjançant Entry Staff autoritzat o Self Check-in. La presentació de producte és aquí el context de l’esdeveniment, no una categoria de producte separada de QRGATE.
Què han de controlar els equips de presentació de producte
Una presentació només amb invitació pot incloure premsa, socis, clients, empleats, persones VIP o altres grups convidats. Poden requerir una gestió operativa diferent, però tots han de pertànyer al mateix context d’Event. Una fulla de càlcul pot contenir els noms, una eina de correu els missatges i una eina d’entrada separada pot escanejar els codis. Aquesta divisió dificulta saber quin convidat ha estat convidat, si s’ha rebut una resposta d’RSVP, si el QR Ticket correspon a l’Event correcte i si realment s’ha registrat un Check-in.
- Una llista de convidats predefinida i gestionada per l’organitzador, no l’autoregistre públic dels assistents
- Invitacions personalitzades connectades amb l’Event i el convidat corresponent
- Seguiment opcional de l’RSVP, separat de l’assistència real
- QR Tickets únics vinculats al convidat i a l’Event corresponents
- Check-in assistit per personal o Self Check-in amb les regles de validació de la plataforma
- Extres del convidat vinculats a l’Event, com ara accés VIP, àpats, aparcament o obsequis
- Informes i exportacions per al seguiment operatiu i la revisió posterior
Flux pràctic per a una presentació de producte
Un equip de màrqueting de producte o una agència d’esdeveniments pot utilitzar aquest flux per a una presentació hipotètica només amb invitació. L’organitzador manté el control dels registres de convidats durant tot el procés; cap visitant s’afegeix a l’Event mitjançant un formulari públic.
- Crea l’Event i configura’n les opcions, inclòs si l’RSVP estarà activat.
- Crea la llista de convidats de la presentació a QRGATE o importa-la en un format Excel compatible. L’organitzador pot gestionar i exportar la llista específica de l’Event.
- Envia invitacions personalitzades per correu electrònic. Cada invitació està vinculada a l’Event i al convidat i pot incloure el seu QR Ticket.
- Si l’RSVP està activat, permet que cada convidat respongui des de la seva pàgina de QR Ticket. Els estats disponibles són Pending, Attending i Not attending.
- Genera i proporciona QR Tickets únics. El QR Ticket identifica la relació entre el convidat i l’Event; per si sol no és un dret d’admissió independent.
- Al recinte, utilitza Entry Staff autoritzat o activa el Self Check-in. QRGATE aplica la validació de negoci i registra l’esdeveniment de Check-in.
- Després de la presentació, revisa els informes o les exportacions disponibles de convidats, RSVP, Check-in i Extra Items.
Com treballen conjuntament els mòduls de QRGATE
QRGATE utilitza l’Event com a context compartit del flux de la presentació. Els mòduls formen part d’una mateixa plataforma i no són productes separats amb registres desconnectats. Això permet que el registre de convidat gestionat per l’organitzador continuï sent la referència durant la invitació i l’entrada.
- Event: proporciona el context de la presentació i les opcions de nivell d’Event, inclosa l’activació de l’RSVP i la llengua de la invitació per als convidats.
- Guest: conté el registre específic del convidat per a l’Event. Els convidats els crea, importa i gestiona l’organitzador.
- Invitation: utilitza les dades de l’Event i del convidat per crear i enviar invitacions personalitzades pel canal de correu documentat.
- RSVP: registra la resposta actual de participació del convidat quan està activat. El convidat pot actualitzar-la des de la seva pàgina de QR Ticket durant el cicle de vida admès.
- QR Ticket: proporciona un identificador digital únic connectat a un convidat i a un Event. Les regles de la plataforma determinen si un Check-in és vàlid.
- Check-in: registra l’entrada real després que la plataforma validi el convidat, l’Event i les regles de negoci aplicables.
- Entry Staff i Self Check-in: ofereixen dues maneres operatives d’iniciar l’entrada. El Self Check-in utilitza les mateixes regles de negoci que el Check-in assistit.
- Extra Items i Reports: vinculen serveis o articles al convidat i a l’Event i proporcionen vistes, resums i exportacions quan són compatibles.
Mantén l’RSVP separat de l’assistència a la presentació
L’RSVP és útil per entendre la intenció de participació abans de l’Event, però no demostra que el convidat hi hagi assistit. Si està activat, el convidat pot seleccionar Attending o Not attending a la seva pàgina de QR Ticket, o mantenir-se en l’estat Pending / No response yet. La Guest List pot mostrar l’estat actual, incloure una columna d’RSVP i resumir o ordenar aquests valors. Un Check-in correcte és una activitat d’Event separada que registra l’entrada real.
- Utilitza l’RSVP per conèixer l’última resposta dels convidats.
- Utilitza el Check-in per registrar què ha passat a l’entrada de la presentació.
- No utilitzis els totals d’RSVP com a estadístiques d’assistència.
- Si un convidat canvia la resposta, l’última resposta desada correctament esdevé l’actual.
Tria entre Check-in assistit i Self Check-in
El flux d’entrada adequat depèn de com l’equip vulgui que els convidats iniciïn l’accés. Amb el Check-in assistit, l’Entry Staff autoritzat identifica els convidats, aplica les regles de validació de l’Event i registra l’entrada. Amb el Self Check-in, el convidat inicia el procés amb el seu QR Ticket o identificador compatible, mentre la plataforma continua aplicant les mateixes regles de negoci.
- Utilitza Entry Staff quan l’equip d’entrada hagi d’acompanyar els convidats o gestionar excepcions presencialment.
- Utilitza Self Check-in quan la configuració permeti una entrada iniciada pels convidats.
- Utilitza les mateixes dades i la mateixa lògica de validació específica de l’Event.
- Aplica accessos basats en rols perquè l’Entry Staff pugui fer les operacions assignades sense ser tractat com a convidat o administrador complet.
Controla l’accés VIP, els àpats, l’aparcament i els obsequis com a extres
Les presentacions de producte poden incloure serveis o drets específics per a cada convidat. En una presentació hipotètica, l’organitzador pot assignar aparcament a un convidat, un àpat a un grup o un obsequi a determinades persones. El model Extra Items de QRGATE connecta aquests serveis, drets o articles físics amb l’Event i el convidat corresponent. Segons el procés configurat, se’n pot fer el seguiment de l’assignació, disponibilitat i lliurament o bescanvi.
- Crea tipus d’Extra Items específics de l’Event en lloc de dependre d’un paquet fix de presentació de producte.
- Assigna un o més Extra Items al convidat corresponent.
- Permet que el personal autoritzat registri l’estat de lliurament o bescanvi aplicable.
- Utilitza els informes d’Extra Items juntament amb la informació de convidats i Check-in.
Utilitza la configuració lingüística de l’Event per a públics internacionals
Si la presentació de producte té convidats internacionals que prefereixen una llengua diferent de la interfície d’administració, l’organitzador pot seleccionar una llengua específica per a les invitacions visibles per als convidats. Aquesta opció és independent de la llengua d’administració. El text de sistema generat per QRGATE a la invitació, la pàgina de QR Ticket i la pàgina de calendari segueix la llengua de l’Event. El contingut introduït per l’organitzador, com el nom, la descripció, el lloc, el codi de vestimenta o les indicacions, no es tradueix automàticament.
- Defineix la llengua visible per als convidats a nivell d’Event.
- Mantén separades la llengua d’administració i l’experiència del convidat.
- Utilitza la mateixa llengua d’Event per al text de sistema de la invitació, el Ticket i el calendari.
- Revisa per separat el contingut escrit per l’organitzador, perquè es manté sense canvis.
On encaixa QRGATE — i on no
QRGATE és una plataforma d’operacions d’esdeveniments basada en invitacions i en una llista de convidats gestionada per l’organitzador. No és un CRM, un mercat públic d’entrades, un processador de pagaments ni una plataforma general d’automatització de màrqueting. No ofereix un formulari obert de registre d’assistents ni un procés perquè un visitant s’afegeixi a la llista de convidats de la presentació.
- Tria QRGATE per a una operativa controlada i només amb invitació, des de la gestió de la llista fins al Check-in i els informes.
- Utilitza el procés de planificació de l’organitzador per determinar qui forma part de la llista.
- No esperis venda pública d’entrades, processament de pagaments ni autoregistre públic.
- Per a una capacitat no documentada en aquesta pàgina, contacta amb support@qrgate.org en lloc d’assumir que està disponible.
Llista de comprovació per a la propera presentació de producte
Abans de triar un programari de gestió de convidats per a una presentació de producte, analitza tot el recorregut operatiu i no només l’escaneig de QR. Aquestes preguntes poden ajudar l’equip de màrqueting, l’agència o el recinte a valorar si el flux basat en invitacions s’ajusta a la presentació.
- L’organitzador crearà o importarà la llista abans d’enviar les invitacions?
- L’equip necessita respostes d’RSVP opcionals sense confondre-les amb l’assistència?
- Cada convidat ha de rebre un QR Ticket únic connectat amb l’Event?
- L’entrada utilitzarà Entry Staff, Self Check-in o una combinació dels dos?
- Cal fer seguiment d’estats per a accés VIP, àpats, aparcament, obsequis o altres extres?
- L’equip necessita visibilitat de la Guest List, informes de Check-in, informes d’Extra Items o exportacions?
- Els convidats internacionals necessiten una llengua específica per a la seva experiència?
- El requisit és la gestió de convidats només amb invitació, i no el registre públic o la venda d’entrades?
Preguntes freqüents
Puc importar una llista de convidats d’una presentació de producte des d’Excel?
Sí. L’organitzador pot crear els registres a QRGATE o importar-los des d’un format Excel compatible. Els registres resultants pertanyen a l’Event concret i es poden utilitzar per a invitacions, QR Tickets, Check-in i informes.
QRGATE pot gestionar una presentació de producte només amb invitació i sense registre públic?
Sí. QRGATE està dissenyat per a Events amb una llista de convidats predefinida i gestionada per l’organitzador. Els visitants no s’hi afegeixen mitjançant un formulari públic.
Els convidats d’una presentació de producte poden respondre l’RSVP?
Sí, quan l’RSVP està activat per a l’Event. Cada convidat pot respondre des de la seva pàgina de QR Ticket amb Attending o Not attending, o mantenir-se en Pending / No response yet. També pot modificar una resposta anterior durant el cicle de vida admès.
Una resposta d’RSVP compta com a Check-in de la presentació?
No. L’RSVP registra la intenció de participar, mentre que el Check-in registra una entrada real i validada. Attending no crea automàticament un Check-in, i Not attending no invalida automàticament el QR Ticket.
Els convidats poden fer-se el Check-in ells mateixos o el pot gestionar l’Entry Staff?
S’admeten totes dues opcions. L’Entry Staff autoritzat pot fer el Check-in assistit, mentre que el Self Check-in permet al convidat iniciar l’entrada amb el seu QR Ticket o identificador compatible. Tots dos fluxos utilitzen la validació de negoci específica de l’Event.
Puc fer seguiment d’extres com l’accés VIP, els àpats o els obsequis?
Els Extra Items de QRGATE poden connectar serveis, drets o articles físics específics de l’Event amb un convidat. Segons el procés configurat, es pot fer seguiment de l’assignació, la disponibilitat i el lliurament o bescanvi, amb informes relacionats.
La llengua de la invitació visible per al convidat pot ser diferent de la llengua d’administració?
Sí. L’organitzador pot triar una llengua visible per al convidat a nivell d’Event, independentment de la llengua de l’administració. El text de sistema de QRGATE de la invitació, la pàgina de QR Ticket i el calendari segueix aquesta configuració. El contingut introduït per l’organitzador no es tradueix automàticament.
QRGATE permet vendre entrades públicament per a presentacions de producte?
No. QRGATE no és una plataforma pública de venda d’entrades ni de pagaments. Dona suport a operacions només amb invitació basades en una llista de convidats gestionada per l’organitzador. Per aclarir una capacitat addicional, contacta amb support@qrgate.org.
Crea el teu compte de QRGATE i prova la demostració
Configura el flux d’un Event només amb invitació per a la propera presentació de producte, des de la llista gestionada per l’organitzador i les invitacions fins a la validació del QR Ticket i el Check-in.
Crear un compte de QRGATE i provar la demostració