El programari de check-in de convidats amb QR ha de fer més que llegir una imatge. Els organitzadors d’esdeveniments, les agències, els equips corporatius i els espais necessiten una manera fiable de connectar la Guest List, la Invitation, el QR Ticket, les regles de l’Event i el Check-in registrat. QRGATE ofereix un flux d’operacions basat en invitacions, amb accés assistit pel personal, Self Check-in, cerca manual de convidats, passis Wallet i Offline Check-in compatible, sense convertir l’Event en un marketplace públic d’entrades.
Què cal buscar en un programari de check-in per a esdeveniments
Un Event amb invitació normalment comença amb una Guest List controlada per l’organitzador. Els convidats es poden crear manualment, importar mitjançant un flux Excel compatible o transferir des d’un Event Registration elegible. Cada convidat convidat pot rebre una Invitation personalitzada i un QR Ticket únic. A l’entrada, el sistema ha d’identificar el convidat i el context correcte de l’Event abans d’acceptar l’accés.
- La plataforma pot validar el QR Ticket contra l’Event correcte abans de registrar l’entrada?
- Pot aplicar l’estat del Ticket, les entrades permeses, les entrades utilitzades i les regles d’Event Day?
- L’Entry Staff pot operar el Check-in sense rebre permisos d’administració completa de l’Event?
- El personal pot cercar manualment un convidat quan no té disponible el QR Ticket?
- Els convidats poden utilitzar Self Check-in quan aquest flux és adequat?
- Les interrupcions temporals de connectivitat es poden gestionar mitjançant Offline Check-in compatible?
- El sistema manté separat l’estat RSVP de l’entrada real registrada a l’Event?
Per què escanejar un codi QR és només una part de l’accés
Un QR code és una manera ràpida d’identificar un convidat o un Ticket, però la decisió d’accés encara necessita el context de l’Event. QRGATE comprova el Ticket i les regles corresponents abans d’acceptar el Check-in, ajudant l’equip d’entrada a evitar dubtes sobre usos anteriors, admissions permeses, accés per Event Day i estat del Ticket.
- El QR Ticket identifica el convidat o el Ticket abans que QRGATE apliqui les regles d’accés de l’Event.
- El sistema pot rebutjar Tickets invàlids, eliminats, bloquejats o que no siguin acceptables.
- Les regles d’entrada única ajuden a evitar que un Ticket s’accepti repetidament quan ja s’han utilitzat les admissions disponibles.
- Es poden admetre diverses entrades quan la configuració del convidat o de l’Event ho permet.
- L’RSVP registra la intenció de participar, mentre que el Check-in registra l’entrada real a l’Event.
- Si un convidat no pot presentar el QR Ticket, l’Entry Staff autoritzat pot cercar-lo amb les dades disponibles i completar un Check-in manual.
Com connecta QRGATE el flux del convidat fins a l’entrada
QRGATE manté les principals operacions de l’Event en un flux connectat. L’organitzador crea o importa la Guest List, envia Invitations personalitzades i proporciona a cada convidat elegible accés a un QR Ticket únic. Al recinte, l’Entry Staff o el convidat pot iniciar el flux de Check-in adequat, i QRGATE aplica les regles de l’Event abans de registrar el resultat.
- Event i Guest List: gestiona les persones incloses en el flux d’invitació específic de l’Event.
- Invitation i QR Ticket: envia la informació de l’Event i dona a cada convidat accés al seu Ticket únic.
- Apple Wallet i Google Wallet: permeten desar els QR Tickets compatibles per accedir-hi còmodament des del mòbil.
- QR Check-in: escaneja el Ticket del convidat i valida’l segons les regles actives de l’Event.
- Manual Guest Check-in: cerca per nom o altres dades disponibles quan no es pot presentar el QR Ticket.
- Entry Staff: dona als operadors autoritzats accés al Check-in específic de l’Event sense concedir automàticament permisos d’administració completa.
- Self Check-in: permet als convidats iniciar el seu propi flux de Check-in compatible quan sigui adequat.
Fluxos Hostess Mode, Entry Staff i Self Check-in
Cada entrada pot requerir un model operatiu diferent. El Hostess Mode assistit està pensat per al flux habitual en què un operador sosté el dispositiu i escaneja els QR Tickets dels convidats que arriben. El sistema mostra immediatament el resultat d’accés corresponent. Self Check-in ofereix un flux independent gestionat pel convidat, amb la mateixa lògica central de l’Event.
- Hostess Mode permet a un operador autoritzat escanejar els QR Tickets dels convidats des d’un telèfon o dispositiu compatible.
- La interfície de Check-in permet cercar convidats quan no hi ha Ticket disponible i completar un Check-in manual autoritzat.
- Els permisos d’Entry Staff són específics de l’Event i els aplica el sistema.
- Les sessions de Self Check-in pertanyen al context corresponent d’Event i Guest/Ticket.
- Les Event Stations amb nom poden admetre Entry Staff, Self Check-in i Data Reader.
- Data Reader Manual Mode pot identificar un convidat i mostrar la informació permesa sense efectuar l’entrada a l’Event.
- Data Reader Auto Mode pot registrar per separat l’ús compatible d’un Custom Item, no un Check-in d’entrada.
Gestiona els convidats que arriben sense el QR Ticket
No tots els convidats arribaran amb el QR Ticket preparat. És possible que hagin perdut la Invitation, canviat de telèfon, no tinguin accés al correu electrònic al recinte o hagin estat afegits a la Guest List sense adreça electrònica. QRGATE ofereix a l’Entry Staff autoritzat una alternativa pràctica sense tornar a les llistes de paper.
- Cerca el convidat a la Guest List des de la interfície de Check-in utilitzant les dades disponibles.
- Revisa el convidat coincident abans de confirmar l’entrada.
- Completa manualment el Check-in dins del mateix flux controlat de l’Event.
- Aplica les mateixes regles de l’Event i d’entrada permesa que en el Check-in amb QR.
- Mantén l’entrada registrada vinculada al convidat i a l’Event, en lloc d’utilitzar una llista manuscrita separada.
Aplica les regles correctes per a entrades úniques, múltiples i de diversos dies
QRGATE pot aplicar regles d’accés diferents segons la configuració de l’Event. En un Event estàndard d’un dia, el convidat pot tenir un nombre definit d’admissions permeses. En Events configurats per a diversos dies, el mateix QR Ticket pot continuar vinculat al convidat mentre QRGATE aplica les regles d’Event Day i d’entrada corresponents.
- L’entrada única pot impedir una nova admissió quan ja s’ha utilitzat el nombre permès d’entrades correctes.
- Un convidat amb més d’una admissió permesa pot utilitzar el mateix QR Ticket fins a consumir les admissions disponibles.
- La configuració d’entrades múltiples pot permetre diversos Check-ins correctes durant un Event Day actiu quan estigui autoritzada.
- El mateix QR Ticket específic de l’Event es pot utilitzar en els Event Days elegibles quan la configuració ho permet.
- No cal un QR Ticket diferent per a cada Event Day elegible.
- L’estat RSVP continua separat de l’activitat real de Check-in.
Check-in offline durant problemes temporals de connectivitat
La connectivitat del recinte no hauria d’aturar automàticament l’operació d’entrada. QRGATE admet Offline Check-in per a fluxos compatibles durant interrupcions temporals d’Internet. L’activitat pendent es pot conservar localment i sincronitzar amb el sistema central quan torni la connectivitat.
- Els operadors poden veure quan la interfície de Check-in funciona offline.
- L’estat de sincronització pendent continua visible per a l’operador.
- L’activitat compatible de Check-in es pot conservar localment fins que la sincronització tingui èxit.
- El processament del backend està dissenyat per gestionar de manera segura la sincronització compatible.
- El sistema central de QRGATE continua sent la font definitiva de veritat després de la sincronització.
- La capacitat offline s’aplica a les operacions de Check-in compatibles, no a tots els mòduls de QRGATE.
Un flux pràctic d’entrada de convidats amb QR
Una entrada eficient comença abans d’obrir les portes. L’equip de l’Event pot preparar la Guest List, configurar les regles, assignar l’Entry Staff i provar el procés de Check-in abans de l’Event. El dia de l’Event, els operadors poden centrar-se a escanejar o trobar convidats en lloc d’interpretar fulls de càlcul o mantenir registres separats.
- 1. Configura l’Event, la zona horària, els Event Days i les regles d’entrada.
- 2. Crea convidats manualment, importa una Guest List Excel compatible o transfereix registres d’Event Registration elegibles.
- 3. Envia Invitations personalitzades amb accés al QR Ticket de cada convidat.
- 4. Permet desar els Tickets compatibles a Apple Wallet o Google Wallet.
- 5. Assigna Entry Staff específic de l’Event i prova el flux de Check-in.
- 6. En arribar, escaneja el QR Ticket o utilitza la cerca de convidats quan no estigui disponible.
- 7. Deixa que QRGATE validi l’Event, l’estat del Ticket i les admissions disponibles abans de registrar el Check-in.
- 8. Utilitza Offline Check-in compatible durant interrupcions temporals de connectivitat quan calgui.
- 9. Revisa els convidats que han fet Check-in, els que encara no n’han fet, els horaris i l’activitat compatible de l’Event.
Dissenyat per a operacions de convidats controlades, no per a marketplaces públics d’entrades
QRGATE està construït al voltant d’operacions d’Events i convidats gestionades per l’organitzador. Connecta Guest Lists, Invitations, QR Tickets, passis Wallet i Check-in, mantenint el control de l’organitzador sobre qui forma part del flux de l’Event. No està dissenyat com a marketplace públic d’entrades ni com a plataforma general de venda d’entrades al consumidor.
- Les Guest Lists continuen sota el control de l’organitzador de l’Event.
- Els QR Tickets continuen vinculats al convidat i a l’Event corresponents.
- Un passi Wallet representa el Ticket existent de QRGATE i no crea un dret d’admissió separat.
- RSVP, identitat del Ticket i Check-in real continuen sent estats diferents de l’Event.
- L’Entry Staff rep permisos operatius sense convertir-se automàticament en administrador complet.
- La cerca manual de convidats ofereix una alternativa controlada quan no hi ha QR Ticket disponible.
- Les regles d’entrada única, múltiple i de diversos dies s’apliquen segons la configuració de l’Event.
Per què els equips d’esdeveniments utilitzen un únic flux de Check-in connectat
El valor del programari de check-in no és simplement que una càmera pugui llegir un codi QR. L’avantatge operatiu és mantenir connectats la Guest List, la Invitation, el QR Ticket, els permisos d’entrada i el Check-in registrat dins del mateix Event. Això proporciona als organitzadors i als equips d’entrada un flux coherent des de la preparació fins a l’arribada.
- Redueix la dependència de llistes de paper i fulls de càlcul desconnectats a l’entrada.
- Ofereix al personal autoritzat un flux clar d’escaneig QR i cerca de convidats.
- Manté l’ús del Ticket i l’entrada de l’Event connectats al registre central del convidat.
- Admet Check-in amb QR i manual des de la mateixa interfície operativa.
- Separa l’estat de la Invitation, l’RSVP i els registres d’assistència real.
- Admet models d’entrada assistida pel personal i gestionada pel convidat.
- Ofereix una alternativa pràctica davant interrupcions temporals de connectivitat.
Preguntes freqüents
Com valida QRGATE un QR Ticket abans de registrar el Check-in?
QRGATE identifica el convidat o el Ticket dins del context de l’Event corresponent i aplica les regles d’entrada, incloent-hi l’estat del Ticket, les admissions permeses, l’ús anterior i l’Event Day actiu quan sigui aplicable. Una validació correcta registra el Check-in i un Ticket no acceptable pot ser rebutjat.
L’Entry Staff pot executar el Check-in sense accés complet d’administració?
Sí. Entry Staff és un permís operatiu específic de l’Event. Un usuari autoritzat pot executar els fluxos de Check-in compatibles sense rebre automàticament tots els permisos d’administració de l’Event.
El personal pot fer el Check-in d’un convidat que no té el QR Ticket?
Sí. L’Entry Staff autoritzat pot utilitzar la cerca de convidats, trobar-lo amb les dades disponibles i completar un Check-in manual. L’entrada continua subjecta a les regles habituals de Check-in i admissió de l’Event.
Què és el Hostess Mode de QRGATE?
Hostess Mode és un flux de Check-in assistit pel personal en què un operador autoritzat utilitza un telèfon o dispositiu compatible per escanejar els QR Tickets dels convidats. El sistema valida cada Ticket i mostra immediatament el resultat d’entrada. També es pot utilitzar la cerca de convidats quan no hi ha QR Ticket disponible.
QRGATE admet Self Check-in per a convidats convidats?
Sí. Self Check-in permet que un convidat convidat iniciï el seu propi flux de Check-in compatible, mentre que les mateixes regles centrals de l’Event i del Ticket determinen si l’entrada es pot acceptar.
El Check-in pot continuar durant una interrupció temporal d’Internet?
Les operacions compatibles poden continuar mitjançant el flux Offline Check-in durant interrupcions temporals de connectivitat. L’activitat pendent es pot desar localment i sincronitzar quan torni la connexió. El suport offline s’aplica a les operacions compatibles de Check-in, no a totes les funcions de QRGATE.
Quina diferència hi ha entre entrada única i entrada múltiple?
Les regles d’entrada única limiten les admissions correctes segons la configuració del convidat o de l’Event. Si un convidat té més d’una admissió permesa, el mateix QR Ticket es pot acceptar fins que aquestes admissions s’hagin utilitzat. El mode d’entrada múltiple pot permetre diversos Check-ins durant l’Event Day actiu quan estigui configurat.
Es pot utilitzar el mateix QR Ticket en diversos dies elegibles d’un Event?
Sí. En Events configurats per a diversos dies, el mateix QR Ticket específic de l’Event pot continuar vinculat al convidat durant els Event Days elegibles. QRGATE aplica l’Event Day actiu i les regles d’entrada configurades abans d’acceptar cada Check-in.
Prova el flux complet de check-in de convidats de QRGATE
Crea un compte gratuït de QRGATE i configura un Event de demostració amb la teva Guest List, Invitations i QR Tickets. Prova l’escaneig QR, el Hostess Mode assistit, la cerca de convidats, Self Check-in i el flux de la Invitation fins a l’entrada abans d’utilitzar-lo en el teu proper Event.
Comença un Event de demostració gratuït