A l’entrada d’un esdeveniment amb molta afluència, el problema no sol ser la imatge del codi QR. El repte operatiu és saber si la persona pertany a aquest Event, si el seu Ticket encara es pot utilitzar, quin Event Day està actiu i si el Check-in s’ha registrat correctament. Un sistema de check-in d’esdeveniments amb codi QR ha de connectar aquestes decisions, no tractar l’escaneig com una admissió automàtica.
QRGATE està pensat per a operacions amb convidats i invitació. Els organitzadors poden crear o importar una Guest List específica de l’Event, enviar Invitations personalitzades i QR Tickets únics, i registrar l’entrada mitjançant un Check-in validat. Si un Guest no pot mostrar el seu QR Ticket, l’Entry Staff autoritzat també pot trobar-lo des de la interfície de Check-in i completar un Check-in manual. L’RSVP expressa una intenció de participació; el Check-in registrat confirma l’entrada real a l’Event.
El problema operatiu: un codi QR llegible no és tot el procés d’entrada
L’entrada manual sovint combina diverses tasques desconnectades. L’equip busca un nom en paper o en un full de càlcul, el compara amb una invitació, decideix si la persona pot entrar i intenta saber si el mateix Ticket ja s’ha utilitzat. Durant els moments de més arribades, això pot generar incertesa i decisions poc consistents.
- L’Entry Staff pot haver de buscar noms, empreses o nombre de convidats mentre les persones esperen.
- Les llistes en paper són difícils d’actualitzar i mantenir coherents en diversos accessos.
- Un full de càlcul pot mostrar una persona convidada o una resposta RSVP, però no necessàriament un Check-in registrat.
- Una imatge QR copiada o reutilitzada es pot tornar a presentar si no s’apliquen les regles de l’Event i del Ticket.
- Els equips poden confondre una persona convidada, una resposta RSVP i un Guest que ja ha fet el Check-in.
- Una interrupció temporal de la connexió pot complicar l’entrada si el flux de Check-in no està preparat per gestionar-la.
Per què les solucions habituals es queden curtes
Una llista en paper pot confirmar que s’esperava un nom, però per si sola no aplica les regles d’accés específiques de l’Event ni manté un registre connectat de l’entrada acceptada. Un full de càlcul compartit és més flexible, però l’equip encara ha de coordinar actualitzacions i interpretar els estats de manera coherent. L’escaneig QR facilita la identificació, però l’escaneig s’ha de connectar amb l’Event, el Guest i les regles del Ticket abans de registrar l’admissió. Les regles d’entrada única també necessiten el context correcte de l’Event. Un QR Ticket no hauria de quedar invalidat de manera universal després d’un sol escaneig. QRGATE aplica les regles configurades d’entrades permeses i entrades utilitzades. En Events de diversos dies elegibles, el mateix Ticket pot continuar sent utilitzable en un Event Day posterior segons les regles d’aquell dia, mentre que la configuració d’entrada múltiple pot permetre diversos Check-ins durant el dia actiu.
- L’escaneig QR identifica el Guest o Ticket corresponent abans que les regles de l’Event determinin el resultat.
- L’estat RSVP no demostra que el Guest hagi assistit.
- Un registre de la Guest List no és el mateix que un Check-in completat amb èxit.
- El Check-in manual del Guest ha de seguir les mateixes regles de l’Event i d’admissió que el Check-in basat en QR.
- Els diferents modes operatius s’han de mantenir separats perquè l’entrada, la consulta de dades i l’ús de Custom Items no es confonguin.
Com resol QRGATE el problema del check-in de la llista de convidats
QRGATE manté tota la cadena operativa dins del mateix context d’Event: Event, Guest List, Invitation, QR Ticket i Check-in. L’organitzador controla quines persones formen part de la Guest List mitjançant creació manual o importació Excel compatible. Quan un Guest forma part de la Guest List de l’Event, QRGATE pot proporcionar-li un QR Ticket únic vinculat al context corresponent de l’Event i del Guest/Ticket. A l’entrada, la plataforma aplica les regles de negoci abans d’acceptar o rebutjar el Check-in. Quan el QR Ticket no està disponible, l’Entry Staff autoritzat pot buscar el Guest i completar l’entrada dins del mateix flux controlat.
- L’Event proporciona la data, la zona horària, el mode d’entrada i, quan escau, el context de l’Event Day.
- La Guest List proporciona el registre específic del Guest i la informació permesa.
- El QR Ticket identifica el context corresponent de l’Event i del Guest/Ticket.
- El Check-in avalua les regles de l’Event, l’estat del Guest/Ticket, les entrades permeses o utilitzades i l’accés al dia aplicable.
- La cerca manual del Guest ofereix una alternativa quan no es pot presentar el QR Ticket.
- El resultat del Check-in registra una entrada acceptada o rebutjada, no només un escaneig.
Els mòduls de QRGATE i com treballen conjuntament
El flux de check-in QR depèn de la coordinació de diverses capacitats de QRGATE, no d’un simple escàner QR independent. Cada part té una funció operativa definida.
- Event i Guest List: crea l’Event i gestiona els Guests específics mitjançant introducció manual o importació Excel compatible.
- Invitation i QR Ticket: envia comunicacions personalitzades i proporciona a cada Guest un QR Ticket únic.
- Apple Wallet i Google Wallet: els Tickets compatibles es poden desar a la Wallet del Guest; continuen sent el mateix Ticket de QRGATE.
- Hostess Mode i Entry Staff: els operadors autoritzats poden escanejar els QR Tickets i rebre immediatament el resultat d’entrada.
- Check-in manual del Guest: l’Entry Staff autoritzat pot cercar un Guest quan el QR Ticket no està disponible i completar el Check-in dins del flux controlat.
- Self Check-in: els Guests convidats poden iniciar el seu propi Check-in utilitzant les mateixes regles centrals de l’Event i del Ticket.
- Stations i vistes operatives: les Stations amb nom, l’Entry Monitor i les vistes Live Operations compatibles ajuden a organitzar i supervisar l’operativa presencial.
- Offline Synchronization: les operacions de Check-in compatibles es poden desar localment durant una interrupció temporal i sincronitzar-se amb el sistema central quan torna la connexió.
- Data Reader: el Data Reader Manual Mode pot identificar un Guest per QR o cerca compatible per consultar informació permesa. Es manté separat de l’Entry Check-in.
Flux pràctic per a organitzadors d’esdeveniments
Imagina una recepció corporativa només amb invitació, amb Guests que arriben per dos accessos. L’organitzador vol una Guest List controlada, validació QR ràpida, una alternativa per als Guests sense Ticket i regles d’entrada coherents als dos accessos.
- 1. Configura l’Event: dates, zona horària, mode d’entrada i, si és un Event de diversos dies, els Event Days i l’accés de cada Guest.
- 2. Crea la Guest List: introdueix els Guests manualment o importa la Guest List Excel compatible.
- 3. Envia la Invitation: proporciona a cada Guest elegible accés al seu QR Ticket únic. Una resposta RSVP ajuda a entendre la intenció d’assistència, però no crea un Check-in.
- 4. Prepara l’entrada: assigna Entry Staff autoritzat i utilitza Hostess Mode, o configura Self Check-in quan sigui adequat.
- 5. Prova el flux abans de l’Event: l’Entry Staff es pot familiaritzar amb la càmera, l’escaneig i els resultats.
- 6. Valida cada QR Ticket: QRGATE identifica el Guest/Ticket i aplica les regles de l’Event, de l’Event Day actiu i de les entrades permeses o utilitzades.
- 7. Gestiona els Guests sense QR Ticket: cerca el Guest des de la interfície de Check-in i completa el Check-in manual quan estiguis autoritzat.
- 8. Aplica les regles configurades: un Ticket amb diverses admissions permeses continua sent utilitzable fins que es consumeixen; el mode d’entrada múltiple pot permetre diversos Check-ins segons la configuració.
- 9. Supervisa l’estat operatiu: l’organitzador pot distingir els Guests que han fet Check-in dels que encara no l’han fet.
- 10. Recupera la connexió quan calgui: l’activitat compatible registrada durant una interrupció temporal pot quedar en cua local i sincronitzar-se quan torni la connectivitat.
Check-in QR quan el Guest no pot mostrar el seu Ticket
Les entrades reals necessiten una alternativa. Un Guest pot no haver rebut el correu, haver canviat de telèfon, no trobar la Invitation o arribar sense tenir el QR Ticket preparat. QRGATE permet que l’Entry Staff autoritzat mantingui el Guest dins del mateix flux de l’Event en lloc de canviar a una llista en paper.
- Utilitza la cerca de Guests des de la interfície de Check-in.
- Cerca amb les dades disponibles del Guest.
- Selecciona el Guest correcte entre els resultats.
- Completa el Check-in manual dins del mateix procés controlat.
- Aplica les regles d’admissió i de l’Event abans de registrar l’entrada.
- Mantén el Check-in connectat al registre del Guest dins de l’Event.
Entrada única, admissions múltiples i accés a Events de diversos dies
Un QR Ticket pot representar més que un codi d’un sol escaneig. QRGATE el connecta amb les regles d’admissió específiques de l’Event del Guest. Això permet distingir entre un Ticket les admissions permeses del qual ja s’han consumit i un Ticket que encara és vàlid per a una altra admissió o per a un Event Day elegible.
- Les regles d’entrada única impedeixen una entrada correcta addicional quan l’admissió disponible del dia corresponent ja s’ha utilitzat.
- Un Guest amb més d’una admissió permesa pot utilitzar el mateix QR Ticket fins que se’n consumeixin les admissions.
- El mode d’entrada múltiple pot permetre diversos Check-ins correctes durant el dia actiu quan està configurat.
- En Events de diversos dies elegibles, el mateix QR Ticket específic de l’Event pot continuar sent utilitzable en diversos Event Days permesos.
- No cal emetre un QR Ticket diferent per a cada Event Day elegible.
- Cada presentació continua passant per la validació específica de l’Event de QRGATE.
Check-in offline durant problemes temporals de connectivitat
Els problemes temporals de connexió no han d’obligar l’equip de l’entrada a tornar al paper. QRGATE admet Offline Check-in per a operacions compatibles. L’activitat pendent es pot conservar localment mentre la interfície mostra l’estat offline i de sincronització, i després sincronitzar-se amb el sistema central quan torna la connexió.
- Els operadors poden veure quan la interfície de Check-in està offline.
- L’estat de sincronització pendent continua visible.
- L’activitat de Check-in compatible es pot conservar localment fins que la sincronització tingui èxit.
- El sistema central de QRGATE continua sent la font definitiva de veritat després de la sincronització.
- La capacitat offline s’aplica a les operacions de Check-in compatibles, no automàticament a tots els mòduls de QRGATE.
Què millora un flux d’entrada QR connectat
El benefici operatiu prové de mantenir connectats la identitat del Guest, el context de l’Event, les regles del Ticket i l’entrada registrada. En lloc d’obligar l’equip a conciliar diverses fonts independents, QRGATE ofereix un flux coherent tant per al Check-in QR com per al Check-in manual.
- Redueix la dependència de llistes en paper i fulls de càlcul desconnectats a l’entrada.
- Aplica regles coherents de l’Event i del Ticket en diferents accessos.
- Ofereix a l’Entry Staff tant l’escaneig QR com la cerca de Guests.
- Manté separats els estats de convidat, RSVP confirmat i Check-in completat.
- Connecta les admissions permeses i l’ús anterior amb el Ticket del Guest.
- Admet Hostess Mode assistit per l’equip i Self Check-in gestionat pel Guest.
- Ofereix Offline Check-in compatible durant interrupcions temporals de connectivitat.
- Manté l’activitat de Check-in connectada a la Guest List central de l’Event.
És aquest l’enfocament de check-in QR adequat per al teu Event?
QRGATE està pensat per a organitzadors, agències, equips d’esdeveniments corporatius, associacions i espais que gestionen Guest Lists controlades i necessiten un recorregut connectat des de la Invitation fins a l’entrada registrada. És especialment útil quan les llistes en paper o els fulls de càlcul ja no ofereixen prou control, quan diversos operadors necessiten aplicar la mateixa lògica o quan els Guests necessiten opcions QR i manuals. QRGATE no és un marketplace públic de Tickets, una plataforma oberta de venda de Tickets, un CRM ni un processador de pagaments general. El seu focus són les operacions de Guests gestionades per l’organitzador: Guest Lists, Invitations, QR Tickets, Wallet passes, permisos d’entrada i Check-in validat.
- Events només amb invitació i gestionats per l’organitzador
- Esdeveniments corporatius, congressos, cerimònies, premis i Events gestionats per agències
- Guest Lists VIP i d’accés controlat
- Events d’un dia i Events de diversos dies configurats
- Events que requereixen escaneig QR i cerca manual de Guests
- Equips d’entrada que utilitzen Hostess Mode assistit
- Events que combinen Entry Staff i fluxos de Self Check-in
- Equips que substitueixen les llistes en paper per fluxos de QR Ticket validats
Preguntes freqüents
Com connecta QRGATE una Guest List gestionada per l’organitzador amb el Check-in QR?
L’organitzador crea o importa els Guests en una Guest List específica de l’Event. QRGATE connecta els Guests elegibles amb Invitations personalitzades i QR Tickets únics. A l’entrada, el QR Ticket identifica el context de l’Event i del Guest/Ticket, mentre el flux de Check-in aplica les regles d’admissió abans de registrar el resultat.
Un QR Ticket de QRGATE concedeix automàticament l’entrada?
No. El QR Ticket identifica el context corresponent de l’Event i del Guest/Ticket. Després, QRGATE avalua l’Event, l’estat del Ticket, el mode d’entrada, les admissions permeses, l’ús anterior i les regles aplicables de l’Event Day abans de registrar un Check-in correcte.
QRGATE pot impedir la reutilització d’un QR Ticket d’entrada única?
Sí. QRGATE aplica les regles d’entrades permeses i utilitzades de l’Event. Quan s’ha consumit l’admissió disponible de l’Event Day corresponent, un altre intent es pot rebutjar. En un Event de diversos dies elegible, el mateix Ticket pot tornar a ser utilitzable en un Event Day posterior permès segons les regles configurades.
Un Event pot permetre més d’una admissió amb el mateix QR Ticket?
Sí. Un Guest pot tenir més d’una admissió permesa i els fluxos d’entrada múltiple configurats també poden admetre diversos Check-ins correctes durant un Event Day actiu. Cada presentació continua passant per la validació específica de l’Event.
Els organitzadors poden veure quins Guests han fet Check-in i quins encara no?
Sí. QRGATE ofereix vistes operatives compatibles per consultar Guests amb Check-in, Guests que encara no n’han fet, activitat de Check-in i informació rellevant de l’Event o de la Station.
L’Entry Staff pot trobar i registrar manualment un Guest si no té el QR Ticket?
Sí. L’Entry Staff autoritzat pot utilitzar la cerca de Guests a la interfície de Check-in, trobar el Guest amb les dades disponibles, seleccionar-lo i completar un Check-in manual. Les mateixes regles de l’Event i d’admissió continuen aplicant-se.
Què és l’Hostess Mode de QRGATE?
Hostess Mode és el flux de Check-in assistit de QRGATE. Un operador autoritzat utilitza un telèfon o dispositiu compatible per escanejar els QR Tickets dels Guests i QRGATE mostra immediatament el resultat d’entrada corresponent. La cerca de Guests també està disponible quan no es pot presentar el QR Ticket.
Les operacions de Check-in compatibles poden continuar durant una interrupció temporal d’Internet?
Sí. Les operacions de Check-in compatibles poden continuar amb el flux Offline Check-in de QRGATE durant interrupcions temporals de connectivitat. L’activitat pendent es pot desar localment i sincronitzar amb el sistema central quan torna la connexió. El suport offline s’aplica a les operacions compatibles de Check-in, no a totes les funcions de QRGATE.
Substitueix les comprovacions manuals de la Guest List per un flux d’entrada QR connectat
Crea un Event de demostració gratuït a QRGATE i prova el flux complet d’entrada amb la teva Guest List i els teus QR Tickets. Prova l’escaneig QR, Hostess Mode, la cerca manual de Guests, Self Check-in i el Offline Check-in compatible abans d’utilitzar QRGATE al teu proper Event.
Comença un Event de demostració gratuït